Tugas Sekretaris dalam Menyiapkan Rapat Pimpinan pada Divisi MSDM PT INTI Bandung

Abstrak

Dalam sebuah perusahaan, pimpinan sangat membutuhkan seorang sekretaris untuk membantu melaksanakan tugasnya. Salah satu tugas sekretaris adalah menyiapkan rapat pimpinan.Rapat diadakan apabila pimpinan memerlukan sumbangan pendapat dari para staf karena pimpinan tidak dapat mengambil keputusan secara sepihak. Peran sekretaris dalam menyiapkan rapat pimpinan sangat penting agar rapat dapat berjalan secara efektif guna mendapatkan hasil yang diharapkan. Sekretaris dituntut untuk teliti dalam menyiapkan keperluan rapat agar tidak ada satu bagian yang terlupakan yang akan berdampak besar pada kegiatan rapat. Metode penelitian yang digunakan adalah metode kualitatif, sedangkan tujuan penelitian adalah melihat sejauhmana efektivitas tugas Sekretaris dalam menyiapkan rapat Pimpinan. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi,wawancara, dokumentasi dan studi pustaka. Hasil penelitian menunjukkan, pada Divisi MSDM PT. INTI Bandung tugas sekretaris dalam menyiapkan rapat pimpinan sudah sesuai dengan standar prosedur yang ditentukan perusahaan dimulai dari pimpinan memberikan instruksi, sekretaris menyiapkan agenda rapat, membuat dan menyebarkan undangan rapat, membuat daftar hadir rapat, menyiapkan ruang rapat, menyiapkan perlengkapan rapat, pimpinan memulai rapat, membuat notulen rapat serta mendistribusikan notulen kepada peserta rapat. Tetapi terkadang sekretaris tidak menjalankan prosedur menyiapkan rapat tersebut dengan baik.