Penerapan Digitalisasi Klasifikasi Dokumen Studi Kasus di PT Indo Tambangraya Megah Tbk (ITM)

Abstrak

Peran sekretaris di kantor sebagai asisten pimpinan dalam kegiatanl administrasi tetap dibutuhkan di era modern. Salah satu tugas yang penting dilakukan sekretaris adalah mengelola dokumen. Dokumen perusahaan seringkali sulit ditemukan karena tidak disimpan dengan menggunakan suatu sistem pengelolaan dokumen tertentu. Tujuan penelitian ini adalah untuk menemukan solusi bagi masalah pengelolaan dokumen. Metode penelitian yang digunakan adalah metode pengumpulan data lapangan dengan observasi, wawancara, dan melaksanakan suatu proses. Masalah yang ditemukan dianalisis menggunakan diagram tulang ikan Ishikawa dan dikaji untuk didapatkan alternatif solusi atas masalah yang ada. Masalah pengelolaan dokumen yang ditemukan diselesaikan dengan melakukan klasifikasi dokumen menggunakan sistem abjad serta dibantu dengan melakukan pencatatan menggunakan teknologi digital. Alternatif solusi yang dipilih direalisasikan dengan menerapkan fungsi-fungsi manajemen yaitu perencanaan., pelaksanaan, pemeriksaan, dan tindakan perbaikan. Penerapan solusi mempertimbangkan faktor sumber daya yang dimiliki perusahaan yaitu sumber daya manusia dan materi. Pemanfaatan teknologi dalam melakukan pengelolaan dokumen dalam solusi masalah ini adalah dalam pembuatan klasifikasi dokumen secara digital sehingga memudahkan dalam pencarian dokumen.