Kebijakan Pengarsipan

1. Tujuan dan Ruang Lingkup

Jurnal Ilmu Komunikasi dan Bisnis berkomitmen untuk menjaga ketersediaan, keutuhan, autentisitas, dan aksesibilitas jangka panjang terhadap seluruh artikel ilmiah yang diterbitkan. Kebijakan pengarsipan ini ditetapkan untuk memastikan bahwa konten jurnal, metadata publikasi, dan rekam jejak penerbitan dikelola serta dipelihara secara sistematis guna mendukung keberlanjutan komunikasi ilmiah.

Pengarsipan dilakukan untuk mengurangi risiko kehilangan data akibat gangguan teknis, kerusakan sistem, kegagalan server, serangan siber, bencana, maupun perubahan pengelolaan dan platform penerbitan.

Kebijakan ini berlaku bagi seluruh konten yang diterbitkan dalam Jurnal Ilmu Komunikasi dan Bisnis, termasuk:

Artikel ilmiah yang telah diterbitkan beserta versi final publikasinya (Version of Record).
Terbitan jurnal, volume, nomor, dan arsip edisi sebelumnya.
Metadata artikel, meliputi judul, nama penulis, abstrak, kata kunci, tanggal publikasi, dan DOI apabila tersedia.
Berkas pendukung yang menyertai artikel dan merupakan bagian dari rekam publikasi.
Informasi koreksi, pencabutan artikel (retraction), dan pemberitahuan editorial lain yang berkaitan dengan integritas rekam ilmiah.

2. Sistem dan Mekanisme Pengarsipan

Jurnal menerapkan pengarsipan digital melalui sistem pengelolaan jurnal elektronik dan mekanisme preservasi digital yang tersedia serta dapat diverifikasi.

2.1. Arsip Digital pada Situs Resmi Jurnal

Seluruh artikel yang telah diterbitkan diarsipkan melalui situs resmi Jurnal Ilmu Komunikasi dan Bisnis. Arsip mencakup halaman artikel, berkas teks lengkap, metadata, dan informasi edisi terkait.

Arsip digital dikelola agar dapat ditelusuri dan diakses kembali oleh pembaca, penulis, peneliti, pustakawan, serta masyarakat akademik sesuai dengan kebijakan akses jurnal.

2.2. Preservasi Digital Eksternal

Jurnal mendukung preservasi digital melalui jaringan atau layanan pengarsipan ilmiah eksternal yang memenuhi persyaratan teknis dan kelembagaan.

Jurnal mencatat dan memantau status preservasi melalui layanan yang digunakan, termasuk Public Knowledge Project Preservation Network (PKP PN), sesuai dengan cakupan dan status arsip yang dapat diverifikasi.

Keikutsertaan dalam layanan preservasi tidak dengan sendirinya menjamin bahwa seluruh terbitan, artikel, dan berkas telah berhasil diarsipkan. Oleh karena itu, pengelola jurnal melakukan pemantauan terhadap status dan cakupan preservasi serta menindaklanjuti apabila ditemukan arsip yang belum tercakup atau mengalami kendala.

Penggunaan layanan tambahan, seperti PKP PN, LOCKSS, CLOCKSS, atau layanan preservasi lainnya, hanya dinyatakan sebagai bagian dari sistem pengarsipan aktif apabila keikutsertaan dan keberhasilannya telah dikonfirmasi.

2.3. Pencadangan Internal

Selain preservasi eksternal, pengelola jurnal melakukan pencadangan data secara berkala sesuai dengan prosedur teknis dan kemampuan infrastruktur Universitas Tarakanita.

Pencadangan dapat mencakup:

Berkas artikel dan dokumen publikasi.
Metadata dan basis data sistem pengelolaan jurnal.
Informasi edisi, konfigurasi sistem, serta data pendukung yang diperlukan untuk pemulihan layanan.

Salinan cadangan disimpan secara terkendali dengan memperhatikan keamanan, pembatasan akses, dan risiko kehilangan data. Frekuensi pencadangan, lokasi penyimpanan, masa retensi, dan prosedur pemulihan ditetapkan bersama pengelola teknis sesuai dengan standar operasional yang berlaku.

Pencadangan internal dan preservasi digital eksternal merupakan mekanisme yang saling melengkapi, tetapi memiliki fungsi berbeda.

3. Keutuhan dan Keaslian Arsip

Pengelola jurnal berupaya mempertahankan keutuhan dan keaslian setiap artikel yang telah diterbitkan. Versi final publikasi diperlakukan sebagai rekam resmi artikel.

Setiap perubahan yang diperlukan setelah publikasi, termasuk koreksi, klarifikasi, atau pencabutan artikel, ditangani berdasarkan kebijakan editorial dan etika publikasi yang berlaku. Informasi mengenai perubahan status artikel dicatat secara transparan dan ditautkan dengan artikel terkait apabila memungkinkan.

Artikel yang dikoreksi atau dicabut tidak dihapus semata-mata untuk menghilangkan rekam publikasinya. Pemberitahuan koreksi atau pencabutan disediakan sesuai dengan keputusan editorial dan praktik publikasi ilmiah yang berlaku.

4. Akses terhadap Arsip

Artikel yang telah diterbitkan dapat diakses melalui situs resmi jurnal sesuai dengan kebijakan akses terbuka yang berlaku.

Pengelola jurnal berupaya mempertahankan akses terhadap arsip edisi sebelumnya dan menyediakan informasi bibliografis yang memadai agar artikel dapat ditemukan, dirujuk, dan digunakan untuk kepentingan akademik.

Apabila situs resmi mengalami gangguan sementara, pengelola jurnal berkoordinasi dengan pengelola sistem dan pihak terkait untuk memulihkan layanan serta akses terhadap konten yang terdampak.

5. Pengarsipan Mandiri oleh Penulis

Penulis dapat menyimpan dan membagikan artikel yang telah diterbitkan melalui repositori institusi, repositori bidang ilmu, atau situs web akademik yang dikelola secara sah, dengan tetap memperhatikan ketentuan hak cipta, lisensi publikasi, dan kebijakan jurnal yang berlaku.

Penulis dianjurkan untuk mencantumkan sitasi lengkap artikel yang diterbitkan dan, apabila tersedia, tautan DOI atau tautan permanen menuju versi resmi pada situs jurnal.

Pengarsipan mandiri oleh penulis tidak menggantikan tanggung jawab jurnal untuk menjaga arsip resmi publikasinya.

6. Keberlanjutan Akses dan Pemulihan Arsip

Apabila situs jurnal tidak dapat diakses dalam jangka waktu tertentu, mengalami kegagalan sistem, berpindah platform, atau tidak lagi menerbitkan terbitan baru, pengelola jurnal bersama Universitas Tarakanita akan mengupayakan pemulihan akses terhadap arsip publikasi yang tersedia.

Upaya tersebut dapat mencakup pemulihan dari salinan cadangan, pemindahan arsip ke platform pengganti, pemeliharaan metadata, serta koordinasi dengan layanan preservasi digital dan repositori yang relevan.

Apabila jurnal berhenti beroperasi, arsip yang masih berada dalam penguasaan pengelola atau tersimpan pada layanan preservasi eksternal akan tetap dikelola sesuai dengan ketentuan teknis, hukum, dan kebijakan layanan yang bersangkutan. Keberlanjutan akses melalui pihak eksternal bergantung pada cakupan arsip dan ketentuan layanan tersebut.

7. Tanggung Jawab Pengelolaan

Pemimpin Redaksi dan tim editorial bertanggung jawab atas penerapan kebijakan pengarsipan pada tingkat editorial, termasuk memastikan bahwa artikel dan edisi yang telah diterbitkan dikelola sebagai rekam publikasi resmi.

Pengelola teknis atau unit yang ditunjuk oleh Universitas Tarakanita bertanggung jawab atas dukungan infrastruktur, pencadangan, keamanan penyimpanan, dan pemulihan data sesuai dengan kewenangannya.

Pengelola jurnal melakukan evaluasi berkala terhadap efektivitas mekanisme pengarsipan, status preservasi eksternal, kelengkapan arsip, dan kebutuhan peningkatan sistem.

8. Peninjauan Kebijakan

Kebijakan ini ditinjau secara berkala dan dapat diperbarui apabila terdapat perubahan pada sistem penerbitan, layanan preservasi digital, ketentuan hak cipta, standar publikasi ilmiah, atau kebijakan institusi.

Setiap perubahan kebijakan akan diinformasikan melalui situs resmi jurnal.